Административный директор

Описание профессии:

Административный директор осуществляет руководство административно-хозяйственным департаментом компании. Он решает организационные вопросы, следит за слаженной работой персонала, предупреждает и пресекает нарушения трудовой дисциплины, корпоративной этики, техники безопасности. В отдельных случаях административный директор осуществляет набор и обучение сотрудников.

Виды деятельности:

·        контроль за деятельностью АХО, секретариат, канцелярия, архив, IT-отдел и т.д.;

·        работа с административно-хозяйственной документацией (прием, оформление, распределение документов, счетов и т.д.);

·        организация переездов, обеспечение рабочего штата необходимых для работы оборудованием;

·        финансовое планирование в административно-хозяйственной деятельности;

·        принятие решений по взысканию и поощрению сотрудников;

·        участие в подборе административного персонала

Места работы:

·        соответствующие подразделения компаний (как правило, крупных)

Профессиональные навыки:

·        понимание принципов работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности предприятия;

·        знание особенностей юридического и внутрикорпоративного оформления документации;

·        знание основ трудовой дисциплины;

·        навыки рекрутинга

Дополнительные особенности:

Административный директор — довольно ответственная и многофункциональная должность. Самым оптимальным уровнем образования для нее является высшее управленческое, реже — экономическое или маркетинговое. Прежде чем получить право претендовать на должность административного директора, необходимо не один год успешно продержаться на позициях офис-менеджера, работника отдела АХО, ответственного секретаря.

Архивариус

Описание профессии:

Архивариус занимается ведением архива организации: все документы, сданные на хранение, он регистрирует и размещает на соответствующих полках в нужных папках согласно указанному в каталоге номеру. Прежде чем принять документы, архивариус должен проверить правильность их заполнения. По запросу сотрудников архивариус обязан предоставлять документы к выдаче. Для удобства поиска уже принятых документов архивариусы создают справочные аппараты, каталоги, реестры.

Работать архивариусами могут люди, получившие начальное профессиональное образование или прошедшие обучение на специальных курсах. В крупных организациях, например, таких как министерства, архивы огромны. В их штате числятся несколько архивариусов. Как правило, это люди с профильным высшим образованием.

Виды деятельности:

·        прием, регистрация и хранение документов;

·        организация работы архива

Места работы:

·        архивы организаций

Профессиональные навыки:

·        знание нормативных правовых актов, инструкций по ведению архивного дела;

·        знания правил составления описаний документов;

·        прием, оформление документов;

·        выдача документов;

·        создание каталогов

Дополнительные особенности:

Архивариус проводит весь свой рабочий день в помещении, среди молчаливых папок и сумрачных стеллажей. Людям, которым привыкли к постоянному общению, в архиве будет не по себе. Идти работать в архив надо тем людям, которые, страсть как, любят порядок. 

Офис-менеджер

Описание профессии:

По сути своей деятельности офис-менеджер — это администратор, секретарь и делопроизводитель одновременно. На его плечи возложены функции перечисленных работников. Чаще всего подбные «загруженные» офис-менеджеры встречаются в небольших организациях. Крупные конторы, в целях эффективности работы, наряду с наймом офис-менеджера открывают позиции секретаря и начальника АХО.

Виды деятельности:

·        выполнение собственно администраторских функций(организация, контроль и др.)

·        заведование хозяйственной частью, АХО

·        секретарские функции(работа с телефоном, почтой, документацией, курьерами)

·        встреча клиентов

·        информирование о деятельности и услугах компании

·        составление отчетности о выполненной работе

·        своевременное предоставление необходимых заявлений, чеков, бланков в бухгалтерию, отдел по работе с персоналом и т.д.

Места работы:

·        государственные и коммерческие офисные организации разнообразного рода деятельности

Профессиональные навыки:

·        навыки ведения административно-хозяйственной деятельности

·        опыт секретарской работы

·        умение работать с оргтехникой

·        знание пакета стандартных офисных программ(каких-либо специальных — как преимущество)

·        хороший уровень владения иностранным языком

·        приятная презентабельная внешность

Дополнительные особенности:

Профессия офис-менеджера не требует наличия определенного образования. Однако особо избирательные работодатели порой выставляют в требованиях к вакансии пункт об обязательном наличии у кандидата высшего образования, желательно — гуманитарного. Это гарантирует наличие речевой и письменной грамотности потенциального работника. Также на должность офис-менеджера предпочитают брать представительниц женского пола.

Секретарь

Описание профессии:

Секретарь выполняет функцию первого помощника руководителя. Круг его обязанностей довольно широк и во многом схож с кругом обязанностей офис-менеджера, с тем только отличием, что секретарь имеет меньше полномочий. Традиционно профессия секретаря является женской и мужчины в этой сфере встречаются крайне редко.

Виды деятельности:

·        ведение офисного делопроизводства;

·        прием и общение с посетителями;

·        деловая переписка;

·        телефонные переговоры;

·        организация совещаний;

·        подготовка документации

Места работы:

·        разнообразные офисные организации;

·        государственные учреждения

Профессиональные навыки:

·        знание стандартного пакета программ ПК, оргтехники, локальной телефонной сети

·        умение работать с базами данных, систематизировать;

·        владение иностранным языком;

·        знание техники оформления документации, основ делопроизводства

Дополнительные особенности:

Карьерный потолок секретарей зависит от масштабов организации. В крупных компаниях секретарь с высшим образованием и знанием иностранного языка, проявивший себя с положительной стороны, может со временем занять должность секретаря-референта, офис-менеджера или исполнительного директора.

Секретарь-референт

Описание профессии:

Секретарь-референт — очень нужный и незаменимый человек в офисе, второе лицо руководителя, его помощник.

В компетенцию секретаря входит: прием и распределение звонков, входящая и исходящая корреспонденция, делопроизводство, организация рабочего времени руководителя, реферирование деловой переписки, ну и просто полезные и уютные мелочи — заварить чашечку чая или кофе, поставить в вазу цветы, принести из соседнего кабинета необходимый документ.

В разных организациях обязанности секретаря могут варьироваться, но работа остается трудной и исполнительной: надо успеть выполнить все поручения, ничего не забыть и не упустить. Не стоит относится к секретарю пренебрежительно. В конечном итоге, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано во многом зависит от секретаря.

Виды деятельности:

·        планирование рабочего дня руководителя;

·        выполнение поручений руководителя;

·        делопроизводство;

·        реферирование;

·        распределение звонков;

·        корреспонденция

Места работы:

·        секретариат любой компании, предприятия, организации, образовательного или медицинского учреждения;

·        офисные организации

Профессиональные навыки:

·        грамотная, вежливая речь;

·        знание делового этикета;

·        знание мини АТС;

·        делопроизводство;

·        пользователь ПК, знание стандартных офисных программ

Дополнительные особенности:

Нередко секретарь-референт большого босса проводит на работе гораздо больше времени, чем положено по графику. Это компенсируется хорошей зарплатой и замечательным отношением начальника: вас будут любить как члена семьи, праздновать ваше День рождения как свое собственное, отправлять на отдых заграницу, помогут устроить старшего ребенка в школу, а младшего — в детский сад.